¿Por qué merece la pena utilizar herramientas de cobro de deudas?
Una de las principales condiciones que debe cumplir una empresa para ser considerada bien gestionada es la liquidación puntual de sus pasivos.
Y aunque pueda parecer que los empresarios locales son perfectamente conscientes de ello, la realidad parece contradecirlo.
Retrasos en los pagos: ¿cuántas empresas se ven afectadas por este problema?
El problema del impago de deudas está muy extendido. Afecta (según las estimaciones) a entre el 60 % y el 80 % de las empresas polacas. Resulta especialmente peligroso para las microempresas, las pequeñas y medianas empresas, donde a veces unas pocas facturas impagadas bastan para poner en grave peligro la continuidad de toda la compañía.
Este problema se agudizó especialmente en 2020 y años posteriores, cuando factores externos bien conocidos afectaron gravemente el funcionamiento de muchas empresas, obligando a un gran número de ellas a cerrar temporal o permanentemente.
Por lo tanto, no es de extrañar que muchas empresas hayan decidido implementar soluciones destinadas a ayudar a evitar los problemas mencionados anteriormente.
Sin embargo, esta no es la única razón de tales acciones.
Actuar contra los retrasos en los pagos
Desde el 1 de enero de 2020, está en vigor en Polonia la Ley para contrarrestar las demoras en las transacciones comerciales.
Gracias a ello, la Oficina de Competencia y Protección del Consumidor obtuvo poderes adicionales.
La denominada ley contra el bloqueo tiene como objetivo aumentar la disciplina en los pagos de las transacciones económicas y reforzar la protección jurídica de las microempresas, las pequeñas y medianas empresas, que cada vez son más víctimas de los retrasos en los pagos generados por las empresas con la condición de grandes pagadores.
Estas últimas también están obligadas a publicar un informe anual sobre sus prácticas de pago. Dichos informes deben ser de acceso público para que otras empresas puedan verificar cómo las grandes compañías cumplen con sus obligaciones y evaluar el riesgo de establecer relaciones comerciales con ellas.
– lo leímos en la página web de Finansea.
Gestión de cuentas por cobrar en la empresa
El proceso de gestión de cuentas por cobrar de la empresa implica el seguimiento, el control y, en última instancia, la recuperación de las cuentas por cobrar de clientes o contratistas que se retrasan en el pago de productos o servicios entregados.
Su objetivo es minimizar el riesgo de pérdidas derivadas de deudas impagadas y mejorar la liquidez financiera de la empresa.
Si bien en una empresa pequeña este proceso teóricamente no plantea muchos problemas (aunque, por supuesto, puede variar según el área de actividad y el número de contratistas), en una empresa grande este asunto lo gestionan departamentos enteros, utilizando soluciones proporcionadas por otras entidades.
El mercado ofrece una amplia gama de productos diseñados para ayudar a las empresas a gestionar sus cuentas por cobrar . Dada la complejidad del proceso, existen soluciones que adoptan un enfoque integral o que se centran en aspectos específicos (por ejemplo, exclusivamente en el cobro de deudas a entidades externas o dedicadas a empresas específicas, como bufetes de abogados).
VSoft
VSoft es una herramienta integral (aunque un término más preciso sería un sistema) para gestionar todo el proceso de cobro de deudas .
Su principal objetivo es reducir los costes del proceso de cobro de deudas. Esto se logra mediante la automatización de procesos y la agilización del suministro de información sobre la calidad de la cartera de deudas.
VSoft fue creado para empresas cuya principal actividad es el cobro de deudas.
Como podemos leer en el sitio web de VSoft:
El sistema ofrece diversas funcionalidades que facilitan una recuperación de deudas eficaz y eficiente, simplificando considerablemente la gestión de cobros. Además, todas las tareas repetitivas relacionadas con el cobro amistoso de deudas, como el envío de cartas y comunicaciones a los clientes, pueden automatizarse, agilizando y simplificando significativamente el proceso de recuperación.
El producto VSoft Collection garantiza el seguimiento de las cuentas por cobrar y proporciona acceso al estado actual del caso a día de hoy, recordando las fechas de vencimiento de las cuentas por cobrar y aumentando así la eficacia de la recuperación de la deuda.
Cabe mencionar que el sistema de cobro de deudas se puede integrar fácilmente con otras fuentes de datos, por ejemplo, sistemas de clientes o sistemas de pago.
Según los autores del sistema, la implementación de VSoft permite:
- aumentando la tasa de recuperación en 10 puntos porcentuales,
- Incremento del 15% en las tasas de efectividad,
- reduciendo los costes operativos en un 20%.
Puede encontrar más información en vsoft.pl .
Softlex
Softlex, al igual que VSoft, descrito anteriormente, es también un sistema que ofrece una solución integral para todos los aspectos de la gestión de cuentas por cobrar.
La empresa ofrece su producto a diversas entidades. Entre sus clientes se incluyen agencias de cobro de deudas, departamentos de cobro de deudas de empresas, bufetes y departamentos legales, así como instituciones públicas y empresas de compensación.
En el sitio web de Softlex leemos:
Softlex es una aplicación ideal tanto para emprendedores individuales como para grandes equipos. Su escalabilidad permite lanzar una versión básica en tan solo un día hábil. Gracias a la limitación de permisos, solo se puede acceder a las funciones del sistema. A medida que su empresa crece, puede añadir servicios predefinidos o ampliar Softlex para adaptarlo a sus necesidades. Esto le permite mantener los datos en una sola aplicación durante muchos años. Hemos desarrollado una solución que permite a un equipo de cientos de personas, incluso con procesos independientes, gestionar sus datos en un sistema único y coherente.
El programa le permite gestionar prácticamente todos los aspectos del proceso de cobro de deudas, desde la comunicación con el deudor, pasando por la integración con sistemas externos, hasta la asistencia en la tramitación de los procedimientos.
La oferta completa se puede consultar en softlex.pl .
Vindicat
Vindicat es una empresa que se dedica al cobro de deudas online.
Vindicat ofrece a sus clientes diversos productos de gestión de cobro de deudas. Puede optar por la gestión automatizada. En este caso, tras cargar las facturas correspondientes en el sistema, el robot de gestión de cobros desarrollado por Vindicat se encarga de todo el proceso, con una comisión del 6% del importe adeudado.
También es posible adquirir una suscripción. La empresa ofrece varias opciones de precios, según el número de casos gestionados. Vindicat también opera como una agencia de cobro de deudas tradicional.
La última opción es vender la deuda en una bolsa de deuda.
Finanzas
Finansea, mencionada al principio de este artículo, es un producto que consta de muchos módulos encargados de gestionar diversos aspectos relacionados con la administración de cuentas por cobrar en la empresa.
Finansea ofrece módulos responsables, entre otros:
- crear y editar procesos de cobro de deudas,
- control y gestión del flujo de trabajo,
- generando cartas,
- envío de notificaciones por correo electrónico y SMS,
- gestión de declaraciones de reembolso,
- gestión de empleados.
La oferta completa se puede encontrar en el sitio web finansea.com , donde leemos, entre otras cosas:
La base de todo el sistema son las ventas con plazos de pago diferidos, también conocidas como crédito comercial. Las empresas e instituciones que opten por esta modalidad de transacción deben tener en cuenta que los clientes no siempre cumplirán con los plazos de pago, ya sea intencionalmente o no, lo que implica que el proveedor del producto o servicio obtenga crédito a costa de este. Por lo tanto, resulta fundamental desarrollar una estrategia de gestión de cuentas por cobrar que defina las reglas de venta, los plazos de pago, establezca límites de crédito y normas para el abono a clientes, así como la distribución de responsabilidades entre los encargados de cada etapa de la gestión de cuentas por cobrar, junto con procedimientos, herramientas e indicadores detallados que permitan monitorear la eficiencia.
Reactor inteligente
SmartReactor es un programa para automatizar el cobro de deudas y la gestión integral de las mismas, creado por Pirxon.
La herramienta, o como dicen sus creadores, "gestión integral de cuentas por cobrar", ofrece soporte, entre otras cosas: calificación crediticia, seguimiento, cobro interno de deudas, cobro externo de deudas, procedimientos judiciales, procedimientos judiciales y venta de cuentas por cobrar
En el sitio web de SmartReactor leemos:
El sistema es una plataforma de trabajo diaria para cobradores y personas involucradas en procesos de recuperación de deudas. Permite crear diversos escenarios de cobro, desde los más sencillos hasta los más complejos. Monitorea continuamente los saldos y liquidaciones de los clientes, los actualiza y luego crea o elimina tareas de cobro para sí mismo y para los empleados de la empresa. Permite el cobro de deudas según las categorías de clientes establecidas y las políticas de crédito de la empresa, monitoreando su efectividad e informando los resultados a los usuarios del sistema. SmartReactor mejora el flujo de caja de la empresa.
Las funciones más importantes del sistema son:
- CRM de cobro de deudas
- flujo de trabajo de cobro de deudas
- Automatización inteligente
- Puntuación del cliente
Los creadores del sistema afirman que su implementación puede reducir los costos de cuentas por cobrar en un 30%. Otros beneficios incluyen una menor cantidad de cuentas por cobrar vencidas y una mejora del flujo de caja.
Más información sobre el sistema en pirxon.com .
Deuda inteligente
SmartDebt es un sistema diseñado para bufetes de abogados especializados en el cobro de deudas. Fue desarrollado por la empresa Talpa Soft, con sede en Breslavia.
Según sus creadores, SmartDebt facilita significativamente todo el proceso de cobro de deudas, aumentando la eficacia para contactar con los deudores y, al mismo tiempo, reduciendo los costes. Los desarrolladores del programa estiman que su implementación puede ahorrar hasta un 55 % del tiempo de trabajo.
SmartDebt también le permite realizar actividades en las fases amistosa, judicial (EPU y juzgados) y judicial.
Puede encontrar más información sobre el programa en smartdebt.pl .
Mefistófeles
programa de gestión de cuentas por cobrar Mefisto es el resultado del trabajo de programadores de la empresa Mefisto Soft, con sede en Cracovia.
Mefisto está diseñado para facilitar el trabajo de la persona responsable del control de deudas. El programa le recuerda los documentos pendientes de pago, genera recordatorios de pago y le permite enviarlos directamente a los contratistas desde la aplicación.
Los creadores del programa describen sus características de la siguiente manera:
Mefisto SMB te permite:
- Registro de cuentas: cuentas por cobrar y cuentas por pagar
- emisión de facturas de costo y compra
- generar recordatorios (solicitudes de pago) y enviarlos electrónicamente a todos los deudores
- emisión de un pagaré de interés
- recordatorios automáticos sobre documentos impagados
- Visualización sencilla del historial de recordatorios enviados al cliente
- Todos los datos del cliente se encuentran directamente en la tarjeta del cliente
- capacidad de agregar registros de operaciones
- agregar transferencias de dinero, la capacidad de monitorear el flujo de dinero en la empresa
- una visión conveniente de la historia de las operaciones
- capacidad de importar pagos desde el banco
- la capacidad de reportar facturas impagas para el cobro de deudas
- la capacidad de establecer el tiempo máximo de demora para los pagos de facturas por parte de los clientes según sus necesidades
- la capacidad de generar un documento que confirme los saldos de la empresa
- Generando un informe mensual con exportación a un archivo
