En el trabajo diario con bases de datos, es fundamental hacer coincidir con precisión los registros con los recursos actuales .
Puede que sea necesario excluir de la lista de datos a las empresas que ya están en sus sistemas o indicar un grupo específico de entidades que requieren datos adicionales.
Filtrar archivos" le permitirá implementar estas tareas de manera efectiva , ya que le permite personalizar completamente la lista en función de sus propias listas de identificadores.
Gracias a ella evitas descargar información innecesaria y pagas sólo por los registros que realmente necesitas .
Paso 1: Activar la función
Para mejorar el rendimiento del sistema, la función de filtrado de archivos está desactivada por defecto. Esto evita que la plataforma se sobrecargue al intentar subir archivos demasiado grandes.
Si desea utilizar esta función, póngase en contacto con nosotros en pomoc@mgbi.pl .
Paso 2: Preparación del archivo de datos
Para que el sitio web pueda comparar correctamente sus datos con los recursos de la base de datos de empresas y personas , el archivo debe cumplir los siguientes requisitos técnicos:
Al preparar un archivo de filtro con Números de Identificación Fiscal, tenga en cuenta que un mismo identificador puede estar asociado a más de un registro . Esto se debe a la naturaleza de los registros públicos, donde una misma persona o entidad puede aparecer en diferentes roles.
Por ejemplo, una persona puede figurar simultáneamente como empresario inscrito en el CEIDG y como agricultor individual inscrito en el registro REGON, lo que da lugar a la existencia de registros separados asignados al mismo número.
Esta regla también se aplica a otros números de registro e identificadores utilizados en el filtrado de archivos (REGON, KRS, dirección de correo electrónico, número de teléfono).
Paso 3: Crear un filtro
Una vez que hayas activado la función de cookies de filtro en tu cuenta, podrás utilizarla en dos etapas diferentes del proceso de pedido de datos:
A. Al crear una nueva base de datos (Asistente)
Tiene la posibilidad de utilizar varios archivos de filtro simultáneamente, lo que permite la deduplicación de varias fuentes.
Vaya al asistente y en el menú lateral haga clic en la pestaña Filtrar archivos
B. Al crear una nueva declaración
un archivo de filtro dentro de una base de datos existente .
En ambos casos, después de hacer clic en " Crear filtro ", verá el panel de configuración completo para el nuevo filtro.
Si lo desea, puede introducir un nombre para el filtro (por ejemplo, "Mi base de datos CRM 2024") para que sea más fácil encontrarlo en el futuro.
Haga clic en " Elegir archivo" y cargue el documento de texto preparado.
En la "Campo filtrado" , especifique qué tipo de datos hay en el archivo (por ejemplo, Número de identificación fiscal, nombre de la empresa).
Seleccione " Función de comparación ". Esta es una configuración técnica que determina el método para comparar los datos de su archivo con los datos del sistema de base de datos de empresas y personas .
- Coincidencia exacta Al seleccionar esta opción, le indica al sistema que busque identificadores (por ejemplo, NIP, KRS o direcciones de correo electrónico) que sean idénticos a los proporcionados en su archivo de texto.
- Expresión regular. Una alternativa que se usa con menos frecuencia, por ejemplo, cuando se quiere encontrar todas las empresas con un dominio de correo electrónico específico (por ejemplo, "@gmail.com"), en lugar de direcciones individuales específicas.
opción "Filtro de exclusión" determina qué debe hacer el sistema una vez que encuentre registros basados en su archivo.
- Al marcar esta casilla, el sistema actúa como un filtro ( deduplicación ). Busca registros en su lista y los elimina de los resultados de búsqueda. Esto evita que se reordenen los datos de la empresa que ya tiene, por ejemplo, en su sistema CRM.
- Si deja este campo en blanco, el sistema actúa como un imán ( enriquecimiento ). Limita los resultados de la búsqueda únicamente a los registros de su lista. Esto resulta útil cuando dispone de una lista de números de identificación fiscal y desea adquirir números de teléfono o direcciones de correo electrónico que falten.
Una vez que haya completado la configuración, haga clic en “ Seleccionar ” y luego en “ Aplicar cambios ”.
El filtro se aplicará a sus criterios y el servicio actualizará la valoración inicial y el número de registros, teniendo en cuenta las restricciones introducidas.
¿Quieres saber más sobre las opciones de filtrado? Consulta las instrucciones: ¿Cómo crear una nueva base de datos?
